Academico

FUNCIONALIDAD InAcad®

La solución integral incluye varios módulos de modo que el proceso se encuentre estructurado y brinde soluciones ágiles y efectivas a los requerimientos tanto de directivos de la empresa como de organismos de control externo.

La solución incluye un componente de software formado por los siguientes sistemas:

  • Administración de Estudiantes

  • Gestión Académica

  • Inscripciones, Matrículas y Pensiones

  • Facturación de Inscripciones, Matrículas y Pensiones

  • Cuentas por Cobrar

Administración de Estudiantes

Objetivos

  • Registrar y actualizar la ficha del estudiante

  • Registrar y actualizar la ficha del representante legal del estudiante

Procesos automatizados

  • Ficha del estudiante con información de: identificación, ficha académica, ficha laboral, registro de documentos entregados, representante legal.

  • Ficha del Representante Legal con información de: identificación, ficha laboral.

Detalle funcional

  • Parametrización de empresas donde trabaja el representante legal, unidades educativas de donde proviene el estudiante.

  • Registro de la ficha del estudiante, especificando: identificación, ficha laboral, ficha académica, registro de documentos entregados, representante legal.

  • Registro de la ficha del Representante Legal con información de : identificación, ubicación (direcciones), ficha laboral.

  • Permite el registro de información de unidades educativas con sección de educación básica y bachillerato.

  • Se integra con otros módulos instalados.

  • Manejo de niveles de seguridad con perfiles de usuario.

  • Pistas de auditoria: fechas de creación, modificación, anulación y usuarios que : modifica, crea o anula documentos en el sistema.

Reportes importantes

  • Listado de estudiantes.

  • Listado de estudiantes por representante legal.

  • Listado de estudiantes por curso.

 

Gestión de Académica

Objetivos

  • Parametrización de los sub-períodos de un año lectivo y los aportes para cada sub-período.

  • Registro del pensum de estudios por curso.

  • Registro de la ficha del profesor.

  • Parametrización de los tipos de aportes

  • Parametrización de horas clase por sección académica.

  • Registro de cursos – paralelos por año lectivo.

  • Registro y control de calificaciones por tipo de Aporte.

  • Registro y control de asistencias por materia para estudiantes.

  • Registro y control de asistencias por materia para profesores.

Procesos automatizados

  • Manejo de información base de materias, aulas.

  • Registro y mantenimiento de la ficha del profesor.

  • Registro y mantenimiento de cursos – paralelos.

  • Registro de Calificaciones por materia y tipo de aporte.

  • Control de Asistencias por materia para estudiantes y profesores.

  • Cálculo de promedios por año lectivo, sub-período y aporte.

Detalle funcional

  • Información base de materias para pensum de estudios.

  • Ingreso de pensum de estudios.

  • Parametrización de empresas donde trabaja el representante legal

  • Registro de la ficha del profesor, especificando: identificación, ubicación (direcciones), ficha académica, ficha laboral, materias que puede dictar.

  • Registro de cursos-paralelos con información de horario conforme a horas clase y tipos de aporte con porcentaje para realizar promedios ponderados.

  • Generación de Actas de calificaciones por curso-paralelo para cada materia en línea (no se requiere hacer el cierre del año lectivo)

  • Registro de las asistencias por curso-paralelo de estudiantes, especificando fecha y materia.

  • Registro de las asistencias por curso-paralelo de profesores, especificando fecha y materia.

  • Manejo de niveles de seguridad con perfiles de usuario.

  • Pistas de auditoria: fechas de creación, modificación, anulación y usuarios que : modifica, crea o anula documentos en el sistema.

Reportes importantes

  • Pensum de estudios por curso.

  • Listado de profesores

  • Consulta de materias que puede dictar un profesor.

  • Listado de estudiantes por curso.

  • Listado de estudiantes por curso – paralelo.

  • Horarios de clase por curso - paralelo

  • Libreta de Calificaciones.

  • Calificaciones por curso-paralelo

  • Listado de Asistencias por materia de estudiantes.

  • Listado de Asistencias por materia de profesores

 

Inscripciones y Matrículas

Objetivos

  • Registro de inscripciones por año lectivo

  • Registro de matrículas por curso, con inclusión de rubros adicionales como uniformes, laboratorios, etc.

Procesos automatizados

  • Registro de inscripciones por año lectivo

  • Generación de matrículas por año lectivo con rubros adicionales como uniformes, laboratorios, etc.

  • Control de pensiones diferenciadas conforme a la categorización del estudiante

Detalle funcional

  • Parametrización de los descuentos en rubros de matrícula conforme a la categorización del estudiante.

  • Registro de matrículas con detalle de los rubros a ser facturados.

  • Se integra con los otros sistemas instalados.

  • Manejo de seguridad por los perfiles de usuario

  • Pistas de auditoría: fechas de creación, modificación y usuarios de quienes generan un rol de pago.

Reportes importantes

  • Recibo de matrícula

  • Listado de estudiantes inscritos por curso y año lectivo

  • Listado de estudiantes matrículados por curso

 

Facturación de Matrículas (Inscripciones) y Pensiones

  • Facturación automática de las ordenes de matrícula y pensiones

  • Control de Notas de Crédito por cambios en facturación de meses cerrados

  • Registro de las facturas en lote para distintos rubros

Procesos automatizados

  • Generación de la factura y su impresión en formato preimpreso.

  • Control de facturas por vencimiento.

  • Registro de notas de crédito de estudiantes y su impresión en formato preimpreso

Detalle funcional

  • Generación automática de facturas a partir de las ordenes de matrícula o pensiones.

  • Registro y control de facturas por otros conceptos.

  • Facilidad para impresión de facturas: por lote, individual o reimpresiones

  • Flexible en períodos de cierre de facturación. Los cierres de período no son obligatorios, el sistema obtiene los reportes en línea

  • Manejo de tantos niveles de seguridad como el administrador del sistema requiera

  • Pistas de auditoría: fechas de creación, modificación, anulación y usuarios que : modifica, crea o anula documentos en el sistema.

Reportes importantes

  • Libro de Ventas

  • Ventas por forma de pago, por Cliente, por Programa

  • Detalle de Notas de Crédito

  • Facturas por tipo

 

Cuentas por Cobrar de Facturación Académica

Objetivos

  • Establecer un manejo ágil de las cancelaciones por estudiante, empleando transacciones parametrizables.

  • Análisis de la cartera, incluyendo antigüedad de cartera, por estudiante.

Procesos automatizados

  • Clasificación y estandarización de estudiantes (pensiones diferenciadas)

  • Mecánica de cobros de cartera

  • Análisis de Cartera Vencida

Detalle funcional

  • Base de estudiantes con pensiones diferenciadas

  • Ingreso de pagos realizados por los estudiantes y generación automática de estos depósitos al módulo de Bancos (si es del caso).

  • Ingreso de notas de crédito o ajustes particulares

  • Generación automática de estos ajustes como diarios contables (si es del caso).

  • Generación de Estado de Cuenta de clientes en línea (total o sólo vencido)

  • Análisis de la cartera vencida actual o por fecha de corte.

  • Detalle de cobros realizados en un período para medir la recuperación de cartera

  • Pistas de auditoría: fechas de creación, modificación, anulación y usuarios que modifica, crea o anula documentos en el sistema.

Reportes importantes

  • Estado de Cuenta por Estudiante

  • Cobros por período

  • Cartera Vencida

  • Saldos de Estudiantes a fecha

  • Detalle de Movimientos de Créditos por Estudiantes